سیستم دبیرخانه یگانه تحت lan

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

سیستم دبیرخانه یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل.
در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون کاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.
در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم یگانه قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد.
قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم
ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره
تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ...
امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...
امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها
امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم
امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel
جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .
اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ...
امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر
امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
امکان رزرو شماره نامه

اسکن و بایگانی

قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای
امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی
امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف
انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف
امکان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم
امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های Feeder
امکان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم

Word

تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003
امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word
ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها
امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های Word (مفهومی)
امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel
گزارش از دفتر اندیکاتور
گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

لیست امکانات کارتابل

نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست پایین افتادنی و و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی وجود دارد.
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
امکان مشاهده متن تایپی (Word) که به نامه ها پیوست شده باشد.
امکان مشاعده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی در کنار لیست نامه ها
امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماههای سال)
امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل Word نامه
ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
قابلیت تنظیم ظاهر سیستم بدلخواه کاربر
امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمتهای دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل Pdf و . . .
امکان تغییر سال در لیست نامه
تغییر رمز کاربری و مواظبت از آن
ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز، هفته گذشته و ...)
امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر . . .
مدیریت سیستم
تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار
امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر
تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک
قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me)
تحت شبکه LAN و Windows2003 Server و پایگاه داده ای SQL Server2000 , 2005
امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
امکان تغییر رنگ پنجره های پر کاربرد جهت کاهش خستگی کاربر